タイムカードの手書き運用と、自動化に向けた下地づくり
ある中小企業で、タイムカードシステムの導入をサポートしている。
現在の運用は以下のとおり。
- 出勤日数、残業時間、有給消化数を紙に手書きで記入
- 残業時間の集計は電卓を使って手計算
- タイムカードを並べてスキャンし、PDF にしてメールで送信
- 所要時間は計測されていない
てか、こんな運用手順、 10 年以上前は当たり前だったけど、今もそんな運用方法をやってるなんて・・・
ってのが正直な感想。
この運用自体が問題とは言えないが、月末の勤務時間清算を自動で行える状態ではないため、今後もずっとこの手作業を繰り返すことになる。
今は、手計算した数値とタイムカードのスキャンを税理士さんに送ってそっちで計算して振り込んでもらってる。
将来的に人件費が上昇した場合、税理士さんのコストも馬鹿にならないんじゃないか？
そして、手作業でやってる事務員さんのコストも馬鹿にならない。
こんな毎月一定に行う作業を自動化しなくてどこのコストを下げるんだろうか？何を節約するんだろうか？
てか、どうやって売上・利益を上げるんだろうか？
今のうちに一度システムを構築しておけば、将来的には全体コストを抑えることができる。
なにか不具合が発生した時にも、機能追加の負担だけで済む。
何回もかい同じ作業を毎月繰り返しているのであれば、早い段階で自動化しておく方が合理的だと思う。
今企業のホワイトカラーがやってる仕事で、このように自動化できる物は片っ端から自動化した方が良い。
ついでに業務フローを書いとけば、引継ぎも楽になると思う。
この企業からは RPA による業務自動化の相談を受けているが、それ以前の問題として、RPA が扱える形式のデータが存在していない。
まず必要なのは、RPA に食わせられる“機械可読データ”を作るところからである。
中小企業の DX は、こういった紙ベースの業務をデジタル化するところから始まることが多い。
今回のケースでは、Excel で関数を使って集計するようなことも行われておらず、その段階にすら達していない。
作業を見ていて感じたのは、ただただ“もったいない”ということ。
システム化してしまえば、この毎月の作業時間を他の業務に充てることができる。
それが直接売上につながる仕事なら、なおさら意味がある。
DX という言葉は少し大げさかもしれない。
ただ、目の前の「ホワイトカラーの仕事をカイゼンする」ことが、結果的に DX につながっていく。
そんな事例。
自社の業務の自動化
システム屋が人が作ったシステムを使ってるのってどうかと思うのよ。
自分で作らんとね。
という事で、請求書作成システムの構築中です。
今までなかったんかいと言われそうですが、今まではフリーの物を利用してまして、
不便な部分は無かったんだけど、「RPAで自動で」となると、
データ構造的にちょっと難しいので、この際思い切って自作してみた。
とはいえ、自社がやってるローコード(もどき)システムで構築してるし、
設計は自分の仕事を自分で作ってるので超単純でＯＫ。
隙間にちょっとづつ進めて2マスタのCRUDと１トランザクションCRUDにCopy機能まで作成できた。
あとは帳票作れば完成の所まで持ってこれた。
これまで、たぶん1.5人日ぐらいだから、楽になったね。
システム構築はもうほとんどこれで良いんじゃないかな？
クロムのエクステンション
ちょっと前に、顧客向けにGmailのIdを取得するエクステンション作ったんだけどうまく動かないパターンが出て出てきた
こっちからは確認できなかったんで、お客さんとこに行くんだけど
どうやって判断しようかねぇ？
もう、どうやってgmailのidを取得するかなんて忘れたしねー
とりあえず、GmailのHtmlまるっとテキストにして持って帰ってくるか。
ソース追っかけながら、持って帰ってきたHtmlと見比べて、かんで修正して次回チェック。
みたいな感じかな。
お客さんの所に行って再現してもらったら、なぜか上手くいった。
とりあえず帰ってきたけど、次回同じ事が起こった時にどうしようかね？
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30人まで無料で使えるのが良いよね。
1点だけ不満があるなら、日次勤怠データの出力が1時間に1回しかできない！
とは言え無料なら当たり前なので、しかたない。